Организация и проведение мероприятия — это сложный и многоступенчатый процесс, требующий внимания к множеству деталей. После завершения события перед организаторами встает ряд задач, которые необходимо выполнить для подведения итогов и обеспечения успешного продолжения работы.
Исполнителям тоже есть, о чем подумать и что сделать, чтобы повысить свою ценность для будущих заказчиков и увеличить средний чек. Рассказываем, что необходимо сделать после мероприятия с обеих сторон.
Если вы организатор: список дел на «после бала»
Мероприятие любого формата отгремело, и настало время «собирать камни» и анализировать результаты, а также исполнять свои обязательства.
Чек-лист для организатора:
- Подведение итогов. Это включает в себя сбор обратной связи от участников, партнеров и подрядчиков, а также оценку достигнутых целей и выявление возможных проблем. Обратная связь помогает понять, что было сделано хорошо, а что можно улучшить в будущих мероприятиях. Оценка достигнутых целей позволяет определить, насколько успешно прошло событие и какие изменения можно внести в организацию следующих ивентов.
- Исполнение финансовых и иных обязательств. После завершения мероприятия необходимо провести учет всех финансовых операций. Это включает проверку счетов, оплату услуг подрядчиков и поставщиков, а также подготовку отчетности. Важно убедиться, что все расходы были обоснованными и соответствуют целям мероприятия. Также необходимо подготовить финансовые отчеты для спонсоров и партнеров, чтобы продемонстрировать эффективность использования их средств.
- Использование материалов. После ивента не обязательно складывать фото и видео в архив. В первую очередь, их необходимо опубликовать, чтобы все желающие могли погрузиться в атмосферу прошедшего события, а участники — пополнить свои личные коллекции. Если у вас есть база электронных адресов, можно сделать красивую рассылку, которая укрепит репутацию бренда и отложится приятным воспоминанием: в будущем гости с большей вероятностью снова придут на ваше мероприятие.
- Благодарность участникам. Это может включать отправку благодарственных писем, электронных сообщений или даже организацию небольшого мероприятия для участников. Выражение благодарности помогает укрепить отношения с партнерами и привлечь их к участию в будущих проектах.
Наконец, после завершения текущего мероприятия необходимо начать планирование будущих событий. Примените данные произведенного анализа результатов, чтобы спланировать новое, уже с учетом ошибок или недочетов, а также пожеланий вашей аудитории.
Если вы исполнитель или подрядчик: о чем не забыть после выполнения работы
У подрядчиков после завершения ивента намного меньше головной боли, однако все равно можно выделить определенные задачи, на которые не стоит «забивать»:
- Проверить реализацию технических моментов. Здесь есть два основных момента. В первую очередь, это оценка оборудования и того, насколько правильно оно работало в ходе ивента. Кроме того, сюда также подходит корректировка собственных бизнес-процессов. Многие подрядчики в течение мероприятия предоставляют участникам и гостям скидки на собственные услуги. Здесь важно отслеживать, какое количество приглашенных воспользовались вашим предложениям и фиксировать это, чтобы понять, насколько такой канал продвижения эффективен.
- Обработка базы. Если вы собрали базу потенциально заинтересованных клиентов — самое время структурировать данные и начать превращать холодных клиентов в горячих, одной презентации ваших возможностей в ходе мероприятия недостаточно.
- Публикация контента. Используйте фото и видео с мероприятия в качестве инструментов продвижения в собственных социальных сетях и других каналах. Продемонстрируйте «товар лицом»: покажите, что сотрудничать с вами может быть выгодно и удобно.
Кроме того, после мероприятия можно связаться с другими подрядчиками, которые могли бы представлять для вас интерес в качестве партнеров при проведении будущих мероприятий. Это поможет собрать своеобразную команду единомышленников, масштабировать собственный бизнес и увеличить клиентскую базу для проведения последующих мероприятий.
Подведем итоги
После того как мероприятие завершилось еще остается много дел и у организатора, и у подрядчика. Гостям тоже есть, о чем подумать: особенно если это было корпоративное мероприятие или конференция.
Ивент-агентство Lets`Go! имеет обширный опыт в организации самых разных мероприятий, и мы никогда не забываем обо всех важных деталях после их завершения. Напомним, что полезно сделать, чтобы улучшить результат в следующий раз, а также поможем заранее собрать нужные данные.
Если вам нужна консультация специалиста или вы хотите узнать, сколько будет стоить организация вашего ивента — просто позвоните нам или заполните заявку на сайте.
