Подбирая площадку для проведения мероприятия, важно учитывать, какое оборудование потребуется доставить. А еще — какой персонал пригласить для его настройки и эксплуатации в ходе события. В некоторых случаях дефолтными возможностями площадки обойтись не получится.
Так, для проведения фестивалей на открытом воздухе нередко требуются навесы и конструкции для размещения фудкортов. Для конференций и симпозиумов — дополнительное звуковое и световое оборудование. Для музыкальных фестивалей — все и сразу.
Рассказываем, как понять, что нужно доставить на площадку и о чем стоит позаботиться заранее.
От чего зависит оснащение площадки
Как правило, поиском и доставкой оборудования занимаются специалисты ивент-агентства. Работы выполняются в соответствии с заполненным брифом, установленными целями и задачами будущего мероприятия.
От чего зависит набор оборудования:
- Количество гостей и способ размещения. Некоторые площадки не предоставляют сидячих мест, и необходимо самостоятельно завести стулья или другую мебель.
- Предполагается ли питание. В таком случае дополнительно необходимо будет установить столы, расставить посуду, обозначить места для каждого гостя или организовать фуршет. Иногда необходимо дополнительно доставить морозильное и другое специальное оборудование для хранения и приготовления пищи.
- Наличие декора, фотозоны и других деталей. Часто оснащение площадки включает в себя декорирование, размещение брендированной продукции, организацию фотозон и других локаций: все это требует как изготовления, так и установки конструкций.
- Подразумеваются ли выступления спикеров или приглашенных исполнителей. В таком случае набор оборудования зависит от райдера. Для конференций достаточно обойтись хорошим звуковым оборудованием, которое позволит услышать спикера даже «на галерке», если конференция массовая, дополнительно можно настроить видеоэкраны. Для выставок более важен свет и его размещение. Для концертов нужно все и сразу: от профессионального звукового и музыкального до светового оборудования.
- Оснащена ли площадка по умолчанию всем необходимым для проведения мероприятия. Чаще всего речь идет о размещении сценической конструкции: это справедливо как для локаций на открытом воздухе, так и для крупных пространств (спортивные комплексы, ледовые дворцы и так далее).
Есть и другие критерии, которые напрямую зависят от вида ивента и пожеланий заказчика. Чем больше деталей и эффектов, тем обширнее перечень оборудования.
Как организовать безупречное оснащение площадки для ивента всем необходимым
Чтобы мероприятие прошло в соответствии с замыслом организатора и заказчика, необходимо учесть все, и даже больше. Оснащение площадки для проведения события должно включать в себя все необходимое, а также позволять быстро устранить форс-мажор, если он вдруг возникнет.
Что необходимо для этого сделать:
- подробно заполнить бриф, максимально детально описав техническую часть мероприятия;
- совместно с представителями ивент-агентства составить подробное техническое задание, в котором будет прописан тип и количество необходимого оборудования, сроки доставки, форма отчетности и другие детали.
Далее все заботы ложатся на плечи организатора. Именно представители ивент-агентства по собственным базам находят компании, которые предоставляют в аренду все необходимое оборудование, договариваются с подрядчиками, запрашивают райдер у исполнителей, составляют ТЗ для дизайнеров и оформителей, а также контролируют все этапы подготовки площадки к проведению события.
Ивент-агентство Let`s Go! имеет обширный опыт в организации самых разных мероприятий. Хорошо знаем, какое оборудование нужно для бизнес-ивентов и для городских фестивалей. Умеем договариваться с самыми крутыми площадками и быстро доставляем все необходимое под ключ.
Получить индивидуальный расчет и бесплатную консультацию можно по телефону или заполнив заявку на сайте.
