Если вы впервые организуете мероприятие и никогда прежде не обращались в профильные агентства, может быть довольно трудно сразу выделить все нужное и отсечь ненужное.
Каждое агентство работает по собственным алгоритмам. У кого-то они отточены до автоматизма и нацелены на оптимизацию бюджета, а кто-то не считает денег клиента и нацелен на максимально возможный бюджет для ивента. Рассказываем, как все учесть и обозначить четкие рамки для исполнителей.
Зачем составлять техническое задание для ивент-агентства
Необходимость составления ТЗ может быть неочевидной, ведь специалисты таких агентств — профессионалы и чаще всего лучше знают, что нужно для организации определенного события. В каком-то смысле это действительно так. Однако у каждого человека свое видение идеального ивента. Поэтому крайне важно заранее обговаривать все детали.
Чем грозит отсутствие четкого технического задания:
- Если организатор ничем не ограничен, нет ограничений и для бюджета. Небольшой ивент может обойтись намного дороже, чем вы рассчитывали.
- В процессе реализации может выясниться, что возможности подрядчиков и площадки не согласуются с концепцией и не могут быть реализованы, так как техническая сторона вопроса не была рассчитана заранее.
- Дизайн, оформление, брендированный мерч — все это может не соответствовать вашим ожиданиям, так как оформители не будут опираться на ваши требования, а примут решение самостоятельно.
- Гости останутся без трансфера и без питания.
И многое, многое другое. Это не значит, что вам попалось агентство. Просто все, что должно быть четко определено, должно быть закреплено в соответствующем документе.
Как правильно составить ТЗ для ивент-агентства
Чтобы избежать всех этих проблем, в хороших агентствах предоставляют на заполнение бриф. Как правило, вопросы подготавливаются после предварительного диалога с заказчиком, так как каждое мероприятие индивидуально, и одинаковых вопросов для всех быть не может. На основании брифа совместно с заказчиком заполняется техническое задание.
На что обратить внимание при оформлении документа:
- определен вид мероприятия и цели его проведения;
- определена целевая аудитория события;
- указаны сроки оказания услуг;
- перечислены услуги, которые будут оказаны агентством (определение концепции, разработка сценария, аренда площадки, возведение сценических конструкций и так далее);
- если подразумевается изготовление брендированного мерча, указаны сроки его изготовления и предоставления заказчику;
- если подготовительные мероприятия подразумевают проведение дополнительных работ, определены сроки их завершения;
- указаны все детали привлечения, оповещения и регистрации участников мероприятия, а также услуги по сопровождению в ходе ивента;
- если подразумевается привлечение спикеров, артистов или других подобных подрядчиков, стоит заранее обговорить их количество и сроки согласования участия;
- отдельно оговариваются условия фото— и видеосъемки вплоть до количества и качества фото, сценария видеоматериалов;
- установлена форма отчетности и сроки ее предоставления.
Словом — в этом документе должно быть указано все, что имеет для вас определяющее значение. Если есть четкие требования к материалам, декорациям, конкретным исполнителям — все это можно указать в ТЗ. Это поможет организаторам держаться в рамках оговоренного бюджета, а вам — получить именно то, чего вы ожидали от мероприятия.
Как заказать проведение любого ивента по четкому ТЗ с отчетностью
Ивент-агентство Let`s Go! имеет обширный опыт в организации самых разных мероприятий: от локальных офисных до крупных массовых, в том числе — фестивалей и спортивных событий. Мы хорошо понимаем, насколько важно детально учитывать все пожелания заказчика и составлять подробное техническое задание для каждого исполнителя. Обеспечиваем идеальную реализацию концепции в рамках оговоренного бюджета.
Получить индивидуальный расчет и бесплатную консультацию можно по телефону или заполнив заявку на сайте.
