Для любого события так или иначе требуется место проведения. Даже если планируется ламповый ивент для самых близких — необходимо найти, где разместить всех гостей. А еще — накормить и развлечь. При организации более массовых мероприятий задача усложняется.
Ни одна площадка не соответствует всем требованиям на 100%. Где-то нет вообще ничего, зато аренда намного ниже. Где-то есть мебель и даже собственный ресторан, но нет звукового и светового оборудования, не говоря уже о сцене.
Задача организатора — найти такую площадку, которая позволит провести мероприятие на должном уровне без раздувания бюджета. Рассказываем, как этого добиться.
На что обращать внимание при выборе площадки для ивента
Даже при наличии уже готовой базы организатор тратит определенное время на выбор подходящей локации. Все дело в том, что каждое мероприятие индивидуально, и учитываются разные критерии.
Например:
- Количество гостей. Необходимо ориентироваться на площадь, вдвое большую, чем планируемое количество участников. При мероприятии на 30 человек потребуется локация площадью от 60 квадратных метров. Однако здесь важно помнить, что больше — не значит лучше. Важно, чтобы не оставалось слишком много свободного пространства. Это создает ощущение невостребованности, а гостям может быть некомфортно в слишком просторном помещении.
- Доступность. Участникам события должно быть легко до него добраться. Путь до локации не должен требовать каких-то дополнительных усилий. Или же подключается опция трансфера. Если подразумевается, что большинство гостей приедут на собственных авто, лучше выбирать площадки с собственной парковкой.
- Зонирование. Если подразумевается профессиональное мероприятие любого рода, площадка должна предоставлять возможность организовать разные зоны: welcome, регистрация, фотозона при необходимости, основной зал, зона фуршета и так далее.
- Формат площадки. Важно учитывать общую концепцию и направленность мероприятия. Так, бизнес-встречи чаще проводят в специально оборудованных залах, чем в лофт-пространствах.
- Оснащение. Некоторые площадки уже имеют определенное оборудование для организации мероприятий: колонки, микрофоны, экраны, проекторы, элементы освещения и так далее. Концертные залы нередко предоставляют в аренду профессиональное оборудование. Однако здесь важно ориентироваться на минимум: при необходимости оборудование всегда можно арендовать у подрядчика, достаточно возможности подключения.
- Наличие мебели. Как минимум вам потребуются стулья, чтобы разместить гостей. А еще — мягкая мебель для зоны отдыха, столы для зоны фуршета или кофе-брейка и так далее. Не все площадки предоставляют свою мебель.
Лучше, чтобы в стоимость аренды было включено все необходимое. Не больше, но и не меньше. Удобнее составить список локаций, которые подходят под ваши требования и сравнить условия. Помните, что договариваться об аренде необходимо заранее. В особенности, если речь идет о популярных площадках, где часто проводятся мероприятия. В противном случае есть риск сорвать ивент, так как в выбранную дату вам будет отказано в предоставлении места.
Как организовать любое событие на классной площадке
Существуют тысячи самых удивительных локаций для проведения разных ивентов: от частных торжеств до корпоративных мероприятий. Однако не обо всех широко известно. Особенность ивент-агентства в том, что такая организация имеет выход на все площадки. А еще — возможность договориться о проведении даже там, где другим отказывают.
Ивент-агентство Let`s Go! оказывает полный комплекс услуг по организации и проведению мероприятий любого формата. Найдем идеальную площадку для вашего события, оснастим ее всем необходимым и разработаем индивидуальный сценарий проведения, который запомнится надолго.
Получить индивидуальную консультацию и заказать предварительный расчет можно по телефону или заполнив заявку на сайте.
