В ивент-сфере есть много разных специалистов, которые так или иначе участвуют в организации и проведении мероприятий различного рода. Это могут быть ведущие, фотографы, операторы, технические специалисты, а также сценаристы, режиссеры, спикеры и многие другие. Все они по отдельности отвечают только за свою часть: договорившись с одним, все мероприятие организовать не получится.
Поэтому в некоторых случаях надежнее сразу заказывать организацию мероприятий под ключ. В этом случае в набор услуг будет входить абсолютно все необходимое именно для вашего события: от подбора специалистов до отслеживания результата со стороны сотрудников агентства.
Что входит в проведение мероприятия под ключ
У разных агентств набор услуг может отличаться. Однако в большинстве случаев мероприятия под ключ организуются по следующему алгоритму:
- Разрабатывается общая концепция, на основе которой готовится сценарий. Важно точно определить цель мероприятия: привлечение инвесторов, развлечение гостей, обучение, демонстрация новой коллекции и так далее. Это поможет определиться со стилистикой и желаемой атмосферой. Затем останется лишь разработать сценарий проведения, который содержит в себе весь ход мероприятия: от встречи гостей до основных событий и завершающего этапа.
- Определяется подходящее место для проведения. Для разных мероприятий подходят разные площадки. Для детского дня рождения — детский парк или ресторан, где работают с детьми. Для конференции — хорошо оборудованный зал. Для спортивного мероприятия — соответствующий комплекс. Учитывается возможность размещения конструкций и технических средств, а также требования безопасности.
- Решаются вопросы логистики. Все оборудование, декорации, технику и другие вещи важно оперативно доставить и разместить. Всем этим также занимаются специалисты ивент-агентства. Кроме того, в некоторых случаях логистика распространяется и на гостей: обеспечение встречи, трансфера, размещения в гостинице и так далее.
- Оформление и декор площадки. Это может быть размещение брендированных материалов и установка рекламных конструкций, а может быть декорирование помещения в выбранных цветах для проведения свадебного торжества. Все зависит от повода, однако мероприятие под ключ всегда включает в себя подготовку площадки к проведению события.
- Организация фото— и видеосъемки. Для праздничных мероприятий это возможность каждому гостю получить память об этом событии, для корпоративных — контент для будущих публикаций или рекламных буклетов, для государственных — инструмент отчетности.
- Организация развлекательной программы. Именно сюда входят услуги ведущих, режиссеров, постановщиков, специалистов по звуку, артистов и других специалистов. Программа подготавливается на основе детального изучения гостей мероприятия, общей концепции и пожеланий заказчика.
Дополнительно могут быть предоставлены и другие услуги, например — организация кейтеринга. Это позволит обеспечить полноценное питание гостей прямо в ходе выездного мероприятия.
Где заказать организацию любого мероприятия под ключ
Под ключ любые события могут организовать только профильные ивент-агентства.
С чем это связано:
- Организация под ключ обеспечивается благодаря усилиям многих людей, а не одного частного специалиста. Благодаря обширному собственному штату агентства могут предложить конкурентоспособную стоимость услуг.
- Для организации массовых мероприятий под ключ требуются специфические навыки и опыт работы с крупными площадками: важно понимание специфики, делового этикета, правил бронирования и других деталей. Всем этим обладают только специалисты профильных агентств.
- Организация под ключ предполагает решение любых сопутствующих задач, включая трансфер, размещение в гостинице, организацию питания, проведение прямой трансляции и так далее. Только профильные агентства могут гарантировать это по доступной стоимости.
Ивент-агентство LetsGo! предоставляет полный комплекс услуг по организации под ключ любых мероприятий: от дня рождения или корпоратива до спортивного мероприятия федерального масштаба. Имеем богатый опыт в решении самых сложных задач и нестандартные кейсы.
Просто позвоните нам прямо сейчас или заполните заявку на сайте, и мы сформируем выгодное индивидуальное предложение с учетом ваших финансовых ожиданий.
