Основная сложность организации крупного бизнес-мероприятия — массовость. Важно учесть ожидания всех гостей, организовать быструю и удобную регистрацию, рассчитать посадку и изготовить достаточное количество брендированных материалов. А еще сделать так, чтобы всем было одинаково хорошо видно и слышно спикеров.
Со всеми этими задачами хорошо справляется профильное ивент-агентство, специалисты которого обладают всеми необходимыми компетенциями для решения любых сопутствующих задач. Рассказываем обо всех особенностях организации бизнес-конференций.
Базовые правила организации конференции
Конференция — особый тип мероприятия, у которого есть свои особенности. Важно учитывать это на каждом этапе.
- В первую очередь, необходимо наметить тему мероприятия. Если вы уже проводили конференции прежде, можно опросить участников и выяснить, о чем им хотелось бы поговорить. Если ивент проводится впервые, полезно изучить наиболее востребованные темы конференций в нише. Тема должна быть актуальной, успешной (по ней были мероприятия) и своевременной. Кроме того, по ней должны быть эксперты, которых можно пригласить.
- При выборе даты проведения необходимо учитывать особенности ЦА. Так, если мероприятие для жителей конкретного города, можно выбрать и будний день, а вот если на мероприятие поедут люди из других городов или даже стран — лучше остановиться на выходном дне, с началом не ранее 11 утра.
- Кроме того, необходимо заранее пригласить спикеров. Это могут быть эксперты, которые готовы заплатить за участие в ивенте, специалисты, которые приведут аудиторию или хедлайнеры, которым необходимо будет оплатить участие в мероприятии. Найти спикеров можно в тематических чатах и социальных сетях, а также посетив ивенты конкурентов.
Кроме того, необходимо заранее позаботиться о подготовке необходимого оборудования. Чем больше человек и чем сложнее тема, тем серьезнее оборудование потребуется. Как минимум — удобные микрофоны и мощные динамики. Кроме того, полезно будет иметь проектор или специальные экраны, а также опцию настройки освещения.
Кто работает над организацией конференции и как разработать эффективную программу
Только собственными силами организовать крупную бизнес-конференцию и достичь всех KPI вряд ли получится. Необходимо решить множество сопутствующих задач.
Вот список основных специалистов, которые занимаются организацией и проведением таких мероприятий:
- менеджер, который отвечает за разработку концепции и обеспечение коммуникации;
- координатор, который отслеживает следование плану подготовки и контролирует выполнение задач специалистами;
- куратор по приглашенным специалистам, спикерам или экспертам, а также партнерам и спонсорам (для каждой категории может потребоваться свой специалист);
- куратор по участникам, который проследит за тем, чтобы все получили приглашения и прошли регистрацию;
- специалист по площадке, который не только найдет ее и заключит договор аренды, но и оборудует в соответствии с концепцией;
- дизайнер, который займется оформлением конференции от брендированной продукции до фотозоны;
- маркетолог и контент-менеджер.
Это базовая команда специалистов. В некоторых случаях может потребоваться привлечение дополнительных мощностей.
Разрабатывая план мероприятия, важно помнить, что это не столько сценарий, сколько последовательность событий:
- необходимо определить очередность выступления и спикеров, для хедлайнеров желательно выделить наиболее вместительный зал и освободить время только для них;
- если спикеров много, рекомендуется выделить несколько зон для выступлений и составить расписание, продублировав его в буклетах гостей;
- важно предусмотреть время для церемонии открытия, пусть и не торжественной (это позволит настроить гостей на нужный лад, а опоздавшим — не упустить ничего важного);
- необходимо заложить как минимум 10 минут между выступлениями экспертов, чтобы гости могли отдохнуть или дойти до другого зала;
- чтобы все уложились в тайминг, можно демонстрировать экран с отсчетом времени, отведенного на выступление или показывать эксперту табличку за 5 минут до завершения его времени.
Кроме того, важно предусмотреть возможность перекусить и отдохнуть. Оптимальное время проведения конференции составляет не более 6 часов.
Как организовать бизнес-конференцию эффективно
Решить абсолютно все сопутствующие вопросы может опытная команда по организации крупных мероприятий. Ивент-агентство Let`s Go! предоставляет полный комплекс услуг по организации и проведению любых ивентов, включая бизнес-конференции, симпозиумы, круглые столы и другие события.
Найдем лучшую площадку, получим любое оборудование, пригласим известных спикеров и экспертов, возьмем на себя решение самых сложных задач.
Получить индивидуальный расчет стоимости и бесплатную консультацию можно по телефону или заполнив заявку на сайте.
