Выставки и форумы

Такие масштабные мероприятия могут проводиться с различными целями. Это и демонстрация товаров и услуг, и привлечение новых клиентов и инвесторов, и укрепление образа бренда. Кроме того, выставки и форумы могут быть организованы с просветительской целью: в этом случае происходит демонстрация или организуется обсуждение произведений искусства. В каждом случае важно правильно определить цели и смыслы мероприятия, обеспечить надежную техническую поддержку и обеспечить безупречную организацию.

Агентство Lets Go имеет большой опыт в проведении выставок и форумов самого высокого уровня. С нами вы можете быть уверены, что событие пройдет как по маслу и запомнится гостям исключительно с хорошей стороны.

Какие услуги могут входить в организацию выставок и форумов

Обширный опыт в проведении мероприятий подобного рода сочетается с широкими возможностями. У нас есть все, что нужно для запоминающейся выставки любой тематики.

Мы можем предоставить:

• разработку уникальной концепции события;
• услуги регистрации и хостес;
• разработку и проведение уникальной шоу-программы открытия и закрытия масштабного ивента;
• организацию музыкального сопровождения в стилистике мероприятия;
• разработку и изготовление брендированной и печатной продукции, стендов, вывесок и других материалов;
• выступление профессиональных артистов и музыкантов;
• оформление и декор welcome-зоны и стендов экспонентов выставки;
• услуги ведущих;
• организацию прямой трансляции в средствах массовой информации, включая Интернет-СМИ;
• возведение сценической конструкции;
• организацию светового сопровождения мероприятия;
• проведение фото- и видеосъемки;
• монтаж видеоконтента для последующего размещения;
• услуги кейтеринга: организация банкета или фуршета.

А также услуги менеджеров, которые проследят за организацией мероприятия и обеспечат комфортное взаимодействие с гостями. В наших мероприятиях может принимать участие от 300 до 5 000 человек. Располагаем всеми необходимыми компетенциями и производственными мощностями для организации любых ивентов.

Площадки для проведения выставок и форумов

Локации могут быть разными в зависимости от масштаба мероприятия. Для выставок чаще всего арендуют крупные лофтовые пространства или специальные выставочные центры. Форумы могут проводиться на территории спортивных арен, кинотеатров и других помещений. Внимательно изучим все детали вашего мероприятия и предложим лучшую площадку для его проведения.

Имеем опыт организации событий на таких локациях как: ВТБ Арена, Стадион Янтарь, ВДНХ, Крокус, Лужники, event площадка Main Stage, Парк Царицыно, Сбер кампус, Сколково, Останкино fest, Кинотеатр Октябрь, ЦДП — цифровое деловое пространство, Яхт клуб Адмирал, Кремль, Кремлевский дворец.

Как заказать организацию выставок и форумов

Заполните простую заявку, и после этого мы:

• предоставим подробный бриф для изучения всех ваших пожеланий;
• проведем встречу в Zoom или свяжемся с вами по телефону;
• уточним все дополнительные нюансы;
• предоставим презентацию и смету по наполнению события.

После согласования концепции и сметы подготовим договор, в котором будут закреплены все гарантии для заказчика.

Кто разрабатывает сценарий и генерирует идеи

Сегодня большая часть выставок и форумов включает в себя как торжественную часть, так и полноценную шоу- или развлекательную программу на открытии и закрытии. Для разработки сценария, который будет соответствовать ожиданиям целевой аудитории, работает полноценная команда профессиональных специалистов.

В разработке участвуют:

• главный режиссер;
• креативный продюсер;
• технический директор.

Кроме того, мы привлекаем специалистов по свету и звуку уже на начальном этапе. Это позволяет учесть все технические требования и разработать запоминающийся и яркий сценарий события. В ходе создания концепции мы обязательно учитываем важные смыслы и ключевые детали, переданные заказчиком, а также реализуем все пожелания в полном объеме.

Сколько организаторов работает над мероприятием

Над проведением масштабной выставки или форума трудятся сотни человек. Это и технические специалисты, которые отвечают за возведение сценических и других конструкций, а также за настройку светового и звукового сопровождения, и профильная команда организаторов, которая отслеживает безупречное выполнение каждого шага сценария.

Задействуем таких специалистов как: 

• администратор;
• менеджер;
• администратор зоны регистрации;
• менеджер по работе с VIP-гостями;
• менеджер по работе с частными лицами;
• директор по артистам;
• технический директор;
• инженер;
• музыкальный руководитель;
• главный режиссер;
• помощник режиссера;
• сценарист;
• хореограф;
• хореограф постановщик;
• гример, костюмер и реквизитор костюмеров;
• видеоинженер и видеорежиссер;
• звукорежиссер, режиссер прямой трансляции;
• художник по свету;
• дизайнер и другие.

Кроме того, в организации выставки или форума принимают участие менеджеры персонала, выпускающие режиссеры, ведущие и артисты, и многие другие.

Сколько времени требуется для организации выставки или форума

Оформлять заявку необходимо не менее чем за 3 недели до даты мероприятия. Это связано как с требованиями крупных площадок по предварительным срокам аренды и согласования проведения мероприятий, так и с необходимостью детально изучить тематику мероприятия и разработать уникальный сценарий. А получить профессиональную консультацию и приблизительный расчет стоимости можно уже сейчас: достаточно просто заполнить заявку.

Как формируется стоимость и что входит в смету

При расчете стоимости мы отталкиваемся от масштаба, объема работ и пожеланий заказчика. Большую часть бюджета составляет аренда площадки. На предварительном этапе мы проводим расчет застройки, а также учитываем расходы на техническую составляющую. 

Смета мероприятия состоит из нескольких финансовых документов:

• сметы команды мероприятия;
• технической сметы;
• сметы на артистов и персонал;
• организаторской сметы.

Все отчеты и сметы оформляются в строгом соответствии с актуальным законодательством.