Конференции

Мероприятия подобного рода могут быть нацелены не только на решение корпоративных задач, но и на всестороннее изучение и обсуждение научных, творческих, исследовательских вопросов. Такие конференции нацелены на широкую аудиторию, а это значит, что при организации необходимо внимательно изучить ожидания ЦА и провести предварительное исследование. А также разработать увлекательную программу и подобрать спикеров таким образом, чтобы гости не заскучали.

Обширный опыт в организации самых разных мероприятий позволяет нам гарантировать безупречный результат проведения любой конференции вне зависимости от тематики и количества участников. Специалисты агентства Lets Go решат все сопутствующие задачи и возьмут на себя все заботы по организации и проведению.

Какие услуги могут входить в проведение конференций

Это особый вид ивентов, который требует специфических компетенций от организаторов и участников. Наши специалисты работают с обширной базой спикеров и экспертов в самых разных областях, что позволяет быстро согласовать программу конференции и составить удобное расписание выступлений.

Мы можем предоставить:

• разработку уникального сценария в соответствии с тематикой мероприятия;
• услуги регистрации и сопровождения;
• разработку и проведение развлекательной программы;
• организацию музыкального и светового сопровождения;
• разработку и изготовление печатной продукции, информационных материалов, памятных подарков для участников конференции;
• выступление профессионалов в выбранной области;
• оформление и декор места проведения в заданной стилистике;
• организацию прямой трансляции конференции;
• возведение сценической конструкции;
• проведение фото- и видеосъемки;
• монтаж видеоконтента для последующего размещения;
• услуги кейтеринга: организацию банкета или фуршета.

В наших мероприятиях может принимать участие от 300 до 5 000 человек. Работаем с любыми тематиками и успешно находим решения даже самых сложных задач.

Площадки для проведения конференций

Чаще всего профессиональные, научные или творческие конференции проводятся в арендованных залах, рассчитанных на определенное число участников и гостей. Это может быть спортивная арена или кинотеатр, парк, лофт или бизнес-центр.

Мы имеем обширный опыт организации событий на таких локациях как: ВТБ Арена, Стадион Янтарь, ВДНХ, Крокус, Лужники, event площадка Main Stage, Парк Царицыно, Сбер кампус, Сколково, Останкино fest, Кинотеатр Октябрь, ЦДП — цифровое деловое пространство, Яхт клуб Адмирал, Кремль, Кремлевский дворец. 

Быстро получим все необходимые согласования и разрешения, а также поможем выбрать удобное место для проведения.

Как заказать организацию конференции

Для заказа достаточно заполнить заявку и предоставить минимальные сведения о себе.

После этого мы:

• предоставим подробный бриф, в котором вы сможете отразить все свои пожелания и существенные детали;
• свяжемся по телефону или проведем встречу в видеоформате;
• уточним все дополнительные нюансы;
• предоставим презентацию и смету по наполнению события.

После согласования концепции и сметы подготовим договор, в котором будут закреплены все гарантии для заказчика.

Кто разрабатывает сценарий и генерирует идеи

Для проведения конференции сценарий не менее важен, чем для любого другого события. Он позволяет правильно распределить время между спикерами и приглашенными экспертами, разработать удобную программу выступлений, предусмотреть перерывы на обед, обеспечить обмен мнениями между участниками и включить развлекательную программу, которая сделает конференцию уникальной и запоминающейся.

В разработке концепции участвуют:

• главный режиссер;
• креативный продюсер;
• технический директор.

Кроме того, мы привлекаем специалистов по свету и звуку уже на начальном этапе. Это позволяет учесть все существенные детали и обеспечить безупречную организацию события. В ходе создания концепции мы обязательно учитываем важные смыслы и ключевые детали, переданные заказчиком, а также реализуем все пожелания в полном объеме.

Сколько организаторов работает над проведением конференции

Точное количество зависит от масштаба мероприятия. Над крупными конференциями могут трудиться сотни человек.

Задействуем таких специалистов как: 

• администратор;
• менеджер;
• администратор зоны регистрации;
• менеджер по работе с участниками и приглашенными специалистами;
• директор по приглашенным экспертам;
• технический директор;
• инженер;
• главный режиссер;
• помощник режиссера;
• сценарист;
• видеоинженер и видеорежиссер;
• звукорежиссер, режиссер прямой трансляции;
• художник по свету;
• дизайнер и другие.

Кроме того, в организации конференций принимают участие менеджеры персонала, выпускающие режиссеры и многие другие.

Сколько времени требуется для организации конференции

Оформлять заявку необходимо не менее чем за 3 недели до даты мероприятия. Это позволит нам согласовать аренду желаемой площадки, договориться с интересующими вас экспертами и спикерами, разработать уникальную программу конференции и провести все необходимые технические работы. Отправить заявку можно уже сейчас, заполнив форму на сайте.

Как формируется стоимость и что входит в смету

При расчете стоимости мы отталкиваемся от масштаба, объема работ и пожеланий заказчика. Большую часть бюджета составляет аренда площадки. Перед согласованием проекта и подписанием договора всегда проводим предварительный расчет стоимости, а также предоставляем прозрачные отчеты по расходам.

Смета мероприятия состоит из нескольких финансовых документов:

• сметы команды мероприятия;
• технической сметы;
• сметы на артистов и персонал;
• организаторской сметы.

Все отчеты и сметы оформляются в строгом соответствии с актуальным законодательством.