Тендеры проводят не только государственные организации, но и крупные компании в разных сферах бизнеса. Принцип тендера достаточно прост: агентство выбирается на конкурсной основе. Сложность же заключается в том, чтобы вообще попасть в пул агентств, которые могут принять в нем участие: список составляется за два-три года до самого мероприятия, так как крупные компании планируют бюджет сильно заранее.
Для ивент-агентства участие в тендере — возможность выйти на совершенно новый уровень, а при успешной реализации — мощный плюс не только в карму, но и в портфолио. Рассказываем, как подготовиться к участию и что делать, чтобы победить.
Базовые правила подготовки к тендеру
Говоря о государственных компаниях, подать заявку на участие в тендере можно через специальные платформы, где публикуются соответствующие заказы. Если же речь идет о частных компаниях, принять участие в тендере можно только по приглашению менеджеров, которые отвечают за поиск подрядчика для проведения мероприятия.
Как правило, пул агентств, которые рассматриваются как потенциальные организаторы, подбирается за несколько лет до самого события. Принять участие в тендере могут только те, кто вошел в список. Сложность не столько в том, чтобы выиграть тендер, сколько в том, чтобы получить приглашение.
Повысить шансы на получение приглашения поможет:
- детальная проработка репутации;
- общение с представителями разных брендов и корпораций;
- постоянное отслеживание актуальных предложений;
- своевременное предложение своих услуг;
- расширение списка деловых контактов.
Ивент-агентство не может жить в вакууме и ждать, когда крупный заказчик сам позвонит. Придется поработать, чтобы вас вообще заметили.
Как подготовиться к тендеру, если вы получили приглашение:
- внимательно изучить условия тендера, чтобы в ходе брифинга не выяснилось, что вы неправильно поняли задачу;
- оцените свои возможности и мощности, заранее подготовьте возможный список подрядчиков;
- подготовьте эффектную презентацию, которая продемонстрирует вашу нацеленность на победу: она должна быть не только информативной, но и эстетичной, проработанной с дизайнерской точки зрения;
- разработайте несколько концепций, чтобы заказчику было, из чего выбрать.
Даже если вы уже получили приглашение к участию, это вовсе не значит, что вы пройдете дальше изучения презентации. Поэтому именно в нее необходимо вложить все, что вы хотите донести до заказчика: все ваши преимущества и возможности.
Как повысить шансы на победу в тендере
Ваш опыт и успешно организованные мероприятия за плечами — всего лишь треть от успеха. В тендере важно красиво себя преподнести и выгодно продать.
Какие рекомендации стоит учитывать:
- Не демпингуйте. Низкая стоимость в данном случае не преимущество, а подозрительный со стороны организатора шаг. Крупные компании, а также государственные органы понимают, что качественные услуги не могут стоить дешево. Они не выбирают тех, кто демпингует.
- Соберите отдельное портфолио. В нем должны быть ваши самые успешные кейсы. Важно брать не количеством, а качеством: необходимо показывать только то, что действительно заслуживает внимания и может заинтересовать заказчика.
- Если вы дошли до брифинга, пригласите дизайнера. Это будет намного эффективнее и нагляднее, чем доносить смыслы и задачи через третьих лиц. Практика показывает, что присутствие дизайнера на переговорах значительно повышает вероятность победы в тендере, так как дизайнер может уловить мельчайшие интонации и сразу же набросать варианты.
Кроме того, у агентства должен быть отдельный менеджер по продажам, который сможет сформулировать вкусное предложение с учетом особой ЦА, а госкорпорации и крупные игроки бизнеса — специфическая аудитория, и продажи необходимо выстраивать совершенно по иному сценарию.
О чем еще важно помнить:
- Разработайте уникальное предложение, которое выделяет ваше агентство среди конкурентов. Это может быть уникальный подход к организации мероприятий, использование новых технологий или методов работы.
- Продемонстрируйте свой опыт и репутацию, предоставив примеры успешных проектов и отзывы клиентов.
- Покажите свою готовность адаптироваться к требованиям заказчика и предложить гибкие решения.
- Предложите конкурентоспособные цены, но не жертвуйте качеством услуг. Найдите баланс между ценой и качеством, который будет привлекательным для заказчика.
- Поддерживайте открытую и эффективную коммуникацию с заказчиком на протяжении всего процесса тендера. Отвечайте на вопросы, предоставляйте дополнительную информацию и демонстрируйте свою заинтересованность в проекте.
Ивент-агентство Lets`Go! имеет большой опыт участия в тендерах и государственных закупках. Организуем мероприятия высшего уровня и хорошо знаем, что действительно поможет вашему бизнесу.
Получить консультацию и предварительный расчет стоимости услуг можно по телефону или заполнив заявку на сайте.
